Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan «Klinikken for fugler og eksotiske dyr» samler inn, lagrer og bruker personopplysninger i forbindelse med tjenestene vi leverer.

1. Formålet med behandlingen av personopplysningene

«Klinikken for fugler og eksotiske dyr» benytter dine personlige opplysninger for å kunne utføre våre veterinærmedisinske tjenester til behandling av ditt familie-og kjæledyr, samt hobbydyr og fisk. Personopplysningene blir også brukt for administrering av ditt kundeforhold, blant annet innkallinger og informasjon som gir dyret ditt god helse, fakturering med mer

Videre bruker vi personopplysninger til analysering av kundeforhold, samt til utvikling av ulike tjenester, som nettjenester og timebestilling.

2. Det juridiske grunnlaget for håndteringen

«Klinikken for fugler og eksotiske dyr» har rett til å håndtere dine personopplysninger etter lov om personopplysninger av 14. april 2000 nr. 31 § 8 a og c og EUs personverndirektiv 95/46/EF Artikkel 6 §1c i den nye personvernforordningen av 25. mai 2018, fordi behandling av personopplysninger er nødvendig for å gjennomføre tjenestene vi leverer og for å sikre dine interesser som kunde hos oss.

«Klinikken for fugler og eksotiske dyr» kan også håndtere personopplysninger på grunnlag av tillatelse etter EUs personverndirektiv av 25. mai 2018 95/46/EF Artikkel 7. Dette gjelder blant annet utsendelse av direkte markedsføring.

I tillegg må «Klinikken for fugler og eksotiske dyr» følge lover og regler tilknyttet journalforskriften og regnskapslovgivning, dyrehelsepersonelloven og dyrevelferdsloven.

3. Personopplysninger som håndteres

Journalsystem – timeavtaler / røntgen og annen bildediagnostikk / resepter / e-post / laboratorieprøver – og svar / registrering av dyr i eksterne registre, eks DyreID / betaling / opplysninger til forsikringsselskap / henvisning til annen veterinær / rapportering til offentlige myndigheter / revisjon eller legale spørsmål / informasjonskapsler (cookies). Når du kontakter oss, oppretter vi en journal på deg og ditt dyr i vårt elektroniske journalsystem.

I journalsystemet behandler vi følgende opplysninger om deg som kunde:

• For-mellom-og etternavn
• Postadresse
• Telefonnummer
• E-postadresse
• Opplysninger om kjæledyr, deriblant; navn, art, rase, kjønn, fødselsdato, ID-nummer, kjøpshistorikk mm
• Opplysninger som gjelder betaling, fakturering og inkasso
• Samtykker
  Vi kan i noen tilfeller også registrere navn, telefonnummer, e-post og adresse til sekundær kontaktperson for ditt kjæledyr. Sekundær kontaktperson kan blant annet være dyrepasser eller andre familiemedlemmer.
  I vår elektroniske timebok registrerer vi de avtaler vi har med deg som kunde. Vi lagrer her ditt navn og telefonnummer og navn på ditt dyr.

Vi søker opp deg som kunde og dyret ditt når du er i kontakt med klinikken, fører journal og har historikk på dyret ditt.

Når det tas røntgen og annen bildediagnostikk av ditt dyr, registreres også ditt navn sammen med identifikasjonsopplysninger om dyret.

Resepter skrevet ut av veterinær, inneholder også personopplysninger som navn og adresse til deg som er dyrets eier. For reseptgruppe A og B skal også din fødselsdato påføres. Det er fastsatt ved lov hvilke opplysninger, herunder personopplysninger, en resept skal inneholde. Dette for at apoteket må kunne bekrefte reseptens gyldighet før du som kunde kan få utlevert medisiner til ditt dyr. Resepter er hjemlet i forskrift om rekvirering og utlevering av legemidler fra apotek.

Sender du e-post til en klinikkers e-postadresse, eller direkte til en av våre medarbeidere, vil e-posten med evnt. vedlegg lagres i vårt e-postsystem så lenge det er behov for å beholde opplysningene. Informasjonen i e-posten, eller deler av denne, kan også lagres i journalsystemet i dyrets journal.
Vi kan også sende deg e-post som omhandler kundeundersøkelser for å kartlegge hvordan du som kunde opplever våre tjenester og service. Dette gjør vi med tanke på å forbedre våre tjenester til deg som dyreeier. Du kan når som helst kontakte oss om du ønsker å reservere deg mot slike henvendelser.

Om det tas laboratorieprøve(r) av ditt dyr, kan prøven bli sent til et eksternt laboratorium i Norge eller annet EU/EØS land eller eventuelt andre land utenfor EU/EØS. Når prøven sendes, og svar mottas tilbake, vil denne inneholde personopplysninger om deg som dyreeier, som f.eks. navn, og navn- og identifikasjon til dyret.

Dersom du ønsker, eller dersom det er et krav (ref noen papegøyearter) at ditt dyr blir ID-merket og derav også registrert i DyreID, inngår du samtidig en avtale med «Klinikken for fugler og eksotiske dyr» at vi kan registrere ditt dyr i DyreID på dine vegne. Vi vil da sende personopplysninger om deg og identifikasjonsopplysninger om dyret ditt til DyreID.

Vårt system for å håndtere betaling samkjøres med vårt journalsystem, og behandlingen av dine personopplysninger skjer slik beskrevet i denne personvernerklæringen under punktet om journalsystem.

Betalingsoppfølging og fakturaoppfølging ivaretas av vår økonomifunksjon, og vi kan dele informasjon med leverandør for utførelse av dette.
Personopplysninger blir som hovedregel ikke gitt videre til tredjepart, se dog punktene over. Unntak er opplysninger som sendes ditt forsikringsselskap dersom du ønsker at «Klinikken for fugler og eksotiske dyr» søker erstatning direkte fra det forsikringsselskap du har tegnet avtale med, og i forbindelse med innsending av skademelding og journal til forsikringsselskap.

Unntak er også ved oversendelse av eks journal til annen veterinær i forbindelse med henvisning. Det kan også være videresending av ditt dyrs journal eller utfylling av dokumenter til relevante offentlige myndigheter som Mattilsynet, eller ved eks utstedelse av dokumenter ved reise-eller eksport-import av dyr, der materialet da vil inneholde personopplysninger om deg og identifikasjonsopplysninger om ditt dyr.

Noen personopplysninger kan være nødvendig å videresende dersom det er hensiktsmessig på grunn av ytterligere behandling og oppfølging av ditt kjæledyr. I forbindelse med revisjon eller legale spørsmål, kan dine personopplysninger bli videresendt til vår advokat eller revisor.

«Klinikken for fugler og eksotiske dyr» benytter informasjonskapsler (cookies) for å samle inn informasjon om besøkende på vår nettside. Dette for å gjøre brukeropplevelsene av nettsidene bedre. Les mer om vår bruk av informasjonskapsler her.

4. Hvor har vi fått personopplysningene fra

«Klinikken for fugler og eksotiske dyr» samler i hovedsak inn personopplysninger fra kunden selv, som for eksempel når du fyller inn skjema for timebestilling på vår nettside, eller bestiller time per telefon/e-post. I tillegg vil vi registrere ytterligere informasjon om ditt kjæledyr i våre journalsystemer for å sikre den beste oppfølgingen av ditt dyr.

5. Personopplysningenes mottakere

Dine personopplysninger oppbevares i all hovedsak hos «Klinikken for fugler og eksotiske dyr» som omfattes av denne personvernerklæringen. De personer som jobber på klinikken i direkte kontakt med deg og ditt dyr, har tilgang til dine personopplysninger. I tillegg har personer som trenger tilgang til journalsystemene på grunn av andre arbeidsoppgaver også tilgang til dine personopplysninger.

Behandlingen av personopplysningene utføres av ekstern tjenesteyter, som drifter og utvikler vårt journalsystem (Animana), som håndterer fakturering, og bedrifter som gjennomfører direkte markedsføring.

6. Oppbevaringstiden for personopplysningene

Personopplysningene blir oppbevart så lenge det er nødvendig med tanke på målene med behandlingen av opplysningene eller for å kunne oppfylle våre juridiske forpliktelser.

Personopplysninger som ligger i våre journalsystem blir oppbevart i minst 10 år, eller så lenge det regnes med at dyret lever. Vi følger krav til oppbevaring av personopplysninger knyttet til Journalforskriften §14 og regnskapslovgivning.

7. Kundens rettigheter

Du som kunde har rett til å få utlevert dine personopplysninger, informasjon om hva personopplysninger er brukt til, samt journalen til ditt dyr, i samsvar med reguleringene om personvern. Du har videre rett til å få feil opplysninger endret eller få utfylt manglende opplysninger, uten unødvendige forsinkelser.

Du har også rett til å få beskjed dersom vi i spesielle tilfeller behandler dine personopplysninger eller samler inn andre persondata om deg, enn hva som er beskrevet i denne erklæringen.

Om du har spørsmål vedrørende «Klinikken for fugler og eksotiske dyrs» behandling av personopplysninger, bruk av informasjonskapsler eller vår nettsidepolicy, kan du sende e-post til: vet@karilutro.no eller ringe i klinikkens telefontid: man-fred kl 11.00-12.00 tel 900 88 782

«Klinikken for fugler og eksotiske dyr» kan komme til å gjøre endringer i denne Personvernerklæringen for eksempel hvis det skjer endringer i våre løsninger. Oppdatert Personvernerklæring er til en hver tid tilgjengelig på våre nettsider.

Sist oppdatert 01.02.2020